'Hiu-Hiu Kecil' SPAN, Perlukah Dikelola? (Opini)

Langkah revolusi dan reformasi saat ini sedang diusung Kementerian Keuangan khususnya oleh 3 unit instansi Eselon I & II di dalamnya yaitu Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Direktorat Jenderal Anggaran, dan Pusintek melalui penerapan suatu sistem aplikasi manajemen keuangan berbasis web bertajuk SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara). Sistem ini digadang-gadang mampu memperbaiki dan mempermudah proses bisnis keuangan terkait tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan Direktorat Jenderal Anggaran saat ini. Lebih jauh, SPAN diharapkan mampu mengintegrasikan sistem aplikasi dan data keuangan di unit instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan mampu memberikan beberapa keuntungan lain yang menjadi tujuan jangka pendek maupun jangka panjang dari proyek besar ini. 

Apakah SPAN suatu hal yang baru? 

Penggunaan sistem informasi manajemen keuangan terintegrasi (seperti SPAN) memang baru digagas dan dipelopori oleh Kementerian Keuangan dalam beberapa tahun terakhir di kalangan instansi pemerintah di Indonesia. Namun berkaca dari sistem informasi serupa yang diterapkan oleh pemerintah negara-negara maju dan berkembang yang telah menerapkannya seperti Australia, U.K., U.S., Korsel, Thailand, Vietnam, Kosovo[1], bisa kita katakan SPAN bukanlah hal baru. 

FMIS (Financial Management Information System)/IFMIS (Integrated Financial Management Information System) atau di sektor privat lebih sering dikenal dengan ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu sistem aplikasi yang dapat melacak/merekam aktivitas keuangan dan memberikan ringkaran posisi keuangan dari sebuah entitas[2]. Secara umum keuntungan dari penerapan FMIS/IFMIS antara lain tersedianya informasi keuangan yang terintegrasi, proses administrasi yang berkurang, menstandarkan proses operasi, menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk entitas yang mempunyai entitas-entitas vertikal dalam jumlah banyak dengan karakteristik yang berbeda-beda. Tujuan ini juga menjadi hal yang secara umum akan dicapai SPAN ke depan. 

Bagaimana dengan risiko kegagalan SPAN? 

Perkembangan terakhir implementasi SPAN saat ini pelaksanaan GL Open sudah dilaksanakan. Kesiapan infrastruktur telah mencapai tahap deployment. Selanjutnya tahapan pilotting dan roll out akan segera dilaksanakan ke seluruh unit vertikal di seluruh Indonesia. Layaknya setiap program atau proyek baru yang akan diterapkan pada suatu entitas/unit instansi, progress yang cukup menggembirakan dari tahap implementasi SPAN tentunya dibarengi dengan adanya beberapa hambatan/tantangan yang mempunyai peran cukup strategis untuk dikelola. 

Berkaca pada penerapan ERP di sektor privat maupun penerapan FMIS di sektor publik pada beberapa negara, fakta menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi manajemen keuangan mempunyai kemungkinan gagal jika risiko/hambatan/tantangan yang ada tidak dikelola dengan baik. Survey[3] yang dilakukan World Bank pada tahun 2009, berdasarkan dari pengalaman penerapan IFMIS di 27 negara, memberikan gambaran bahwa penerapan IFMIS: 

1. Membutuhkan waktu antara 5-9 tahun untuk dapat diterapkan secara lengkap; 

2. Rata-rata menghabiskan dana sebesar $ 12 juta; 

3. Hanya 21% dari 27 negara tersebut yang dapat menerapkannya tepat waktu dan tepat biaya. 

Lebih jauh, pandangan umum untuk pengadaan atau penerapan sistem informasi ini dalam skala yang besar baik di sektor publik maupun privat adalah buruk, tingkat kegagalan yang cukup tinggi dengan banyaknya sistem yang ditinggalkan sebelum berfungsi secara penuh. 

Sekilas uraian di atas bukan berarti kita pesimis dalam menyongsong penerapan SPAN, namun justru dengan memposisikan manajemen risiko sebagai suatu critical point yang benar-benar harus dikelola dengan baik, persentanse keberhasilan implementasi SPAN akan semakin meningkat dan di masa datang dapat dilaksanakan perbaikan yang berkelanjutan. 

Standar Manajemen Risiko Australia/New Zealand Standard AS/NZS 4360:2004 versus COSO Enterprise Risk Management 2004. 

Saat ini berbagai standar manajemen risiko yang diterapkan entitas publik maupun privat mempunyai banyak jenis ataupun variasi diantaranya seperti Standar Canada, Standar Inggris, Standar Manajemen Risiko Australia/New Zealand Standard AS/NZS 4360:2004, COSO Enterprise Risk Management 2004 dan sebagainya. Dari beberapa jenis standar manajemen risiko tersebut, yang paling sering dan banyak digunakan oleh entitas-entitas di dunia Standar Manajemen Risiko Australia/New Zealand Standard AS/NZS 4360:2004 dan COSO Enterprise Risk Management 2004. Sebelum kita menentukan standar manajemen risiko mana yang paling tepat untuk diterapkan untuk implementasi SPAN sesuai dengan karakteristiknya sebagai IFMIS di sektor publik/pemerintah, ada baiknya kita mengetahui secara singkat komponen dari masing standar tersebut. 

Komponen utama Standar Manajemen Risiko Australia/New Zealand Standard AS/NZS 4360:2004 terdiri dari : 1) komunikasi dan konsultasi; 2) penetapan konteks; 3) identifikasi risiko; 4) analisis risiko; 5) evaluasi risiko; 6) perlakuan risiko; 7) monitor dan review. Sebagai perbandingan, komponen utama dalam COSO Enterprise Risk Management 2004 antara lain : 1) identifikasi lingkungan internal; 2) penentuan tujuan; 3) identifikasi peristiwa; 4) penafsiran risiko; 5)respon risiko; 6) aktivitas pengendalian; 7) informasi dan komunikasi; 8) pemantauan. 

Secara konseptual Standar Manajemen Risiko Australia/New Zealand Standard AS/NZS 4360:2004 memang bisa diterapkan di sektor publik maupun privat, sedangkan COSO Enterprise Risk Management 2004 lebih khusus merujuk pada penerapan di organisasi bisnis. Hal ini terlihat dari proses manajemen risiko COSO Enterprise Risk Management 2004 memberikan penekanan lebih pada risiko bisnis, penciptaan nilai, lebih fokus untuk kemungkinan pengurangan kerugian melalui reduksi biaya. 

Saat ini, pemetaan data hambatan/tantangan implementasi SPAN sudah dilakukan melalui SKP I dan SKP II dan terkait dengan hasil survey tersebut Tim CMC memang sudah melakukan langkah-langkah perbaikan terkait hambatan yang teridentifikasi (pada saat SKP I) dan menunjukkan tren positif pada SKP II. Namun yang menjadi poin penting disini adalah risiko adalah suatu hal yang sustainable dan dinamis sehingga diperlukan lebih dari sekedar langkah-langkah perbaikan yang ‘notabene’ bersifat temporer. Dari sini, manajemen risiko mutlak diperlukan demi menghadapi hambatan, tantangan maupun risiko yang sewaktu-waktu muncul. Keberadaan risiko memang diperlukan agar perbaikan pun dapat bersifat sustainable.  

Karakteristik SPAN sebagai sistem informasi yang diterapkan di sektor publik, mungkin secara mutlak bisa langsung kita ‘vonis’ lebih tepat menerapkan Standar Manajemen Risiko Australia/New Zealand Standard AS/NZS 4360:2004 karena standar ini memang cenderung mengutamakan pencapaian tujuan organisasi bukan pada optimalisasi profit. Namun lebih jauh, beberapa komponen COSO Enterprise Risk Management 2004 juga sesuai untuk dimasukkan dalam sistem manajemen risiko implementasi SPAN nantinya. Mengapa? karena dalam aktivitas entitas/unit instansi pemerintah bukan tanpa biaya yang kecil dan tentu saja operation cost inilah yang perlu di-manage segala sesuatunya termasuk risiko. Penyesuain tersebut tentu harus dengan pertimbangan-pertimbangan yang matang serta penyesuaian baik secara konsep maupun secara aspek legalitas.

Sedikit memberikan analogi, di suatu perairan Jepang terdapat sejenis ikan yang biasa dikonsumsi penduduk lokal dan ikan tersebut terkenal dengan kelezatan dagingnya yang sulit ditandingi daging ikan dari perairan lain. Ternyata yang menyebabkan cita rasa khas dari ikan tersebut adalah adanya hiu-hiu kecil memakan ikan tersebut. Ikan yang menjadi buruan hiu kecil tentu saja akan berenang lebih 'giat' kesana kemari demi keselamatannya. Tentu ada beberapa ikan yang selamat dari perburuan itu. Efek dari terus-menerus berenang itulah yang menjadikan daging ikan tersebut bercita rasa luar biasa. Pertanyaannya, apakah implementasi SPAN ini akan kita biarkan berjalan apa adanya atau kita perlu 'hiu-hiu kecil' tadi? 

Penulis : Gunawan Wiyogo Siswantoro 

"perubahan kecil pada konteks dapat mengubah keadaan secara drastis" 

-anonim-

[1] “Automating Financial Management Information Systems in Post-Conflict Environments: Lessons from Kosovo” The World Bank 

[2] “Financial Management”. Available from http://www.enabling.net/solution/financial-management (accessed 12 Mei 2012) 

[3] “Modern Integrated Financial Management Information System” by Dipankar Sengupta, Director Tech, NIC\

References

-“Modern Integrated Financial Management Information System” by Dipankar Sengupta, Director Tech, NIC.

-“SPAN CHANGE MANAGEMENT AND COMMUNICATION (CMC): Manajemen Perubahan dan Komunikasi
Pada Program SPAN” by TIM CMC SPAN.
-“Automating Financial Management Information Systems in Post-Conflict Environments:  Lessons from Kosovo”  by The World Bank.

-“Financial Management”. Available from http://www.enabling.net/solution/financial-management (accessed 11 Mei 2012).

-“Perencanaan sumber daya perusahaan”. Available from http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan (accessed 11 Mei 2012).